先说结论

用 WorkBuddy 做 PPT，最省力的做法不是一上来就让它排版，而是先把内容想清楚：要讲什么、讲给谁听、讲多长时间。内容结构对了，初稿质量才高；结构没想清楚，再好看的模板也救不了。

下面五步，照着做就能拿到一份可以直接拿去改的初稿。

第一步：备料，让它先吃透你的材料

把这次汇报用得上的材料都准备好，一次性交给 WorkBuddy：

• 会议纪要、项目文档、需求说明；
• 数据表格、业绩数字、对比数据；
• 相关网页资料或参考文章；
• 已有的旧版 PPT 或提纲（如果有）。

下达指令时说清楚你的目的，例如：“这是我们第三季度的项目复盘材料，请提炼核心数据、主要问题和三条建议。”

这一步的目标是让它先理解业务，而不是直接写 PPT。材料给得越全，它提炼的要点越准；材料零散，它就只能靠猜。

第二步：定大纲，先定结构再写内容

材料提炼完之后，不要急着生成整份 PPT，先让它出大纲。

指令里要交代三个要素：

1. 汇报时长：比如 10 分钟、20 分钟，不同的时长对应不同的页数和信息密度；
2. 听众是谁：给老板看、给客户讲、给团队同步，侧重点完全不同；
3. 结构偏好：比如“先讲结论再展开”，或者“按问题、原因、对策递进”。

拿到大纲后自己先过一遍：逻辑顺不顺？有没有漏掉关键结论？顺序需不需要调整？大纲确认好了再往下走，后面返工会少很多。

如果不确定怎么搭结构，也可以让它按常见汇报框架给两三个版本的大纲，你挑一个最顺的用。

第三步：按大纲逐页生成要点和演讲备注

大纲定稿后，让它按大纲逐页展开，每页只保留简短的要点，不要写成长段落：

• 每页 3 到 5 条要点，一条一句话；
• 每页配一个小标题，让听众一眼看懂这页在讲什么；
• 每页附上演讲备注，写清楚这页要讲什么、数据怎么解读、结论是什么。

演讲备注很多人会忽略，其实它才是汇报时真正有用的部分：上台前看一遍备注，就知道每页的讲法；临时被问到，也能快速找到依据。

这一步如果发现某页要点太多，说明这页塞了两个意思，拆成两页会更清楚。

第四步：生成初稿，图表和模板一起出

要点确认无误后，让它直接生成可下载的 PPTX 文件初稿，并提出具体要求：

• 套用简洁的商务模板，配色统一；
• 数据类的内容自动配图表，不要只堆数字；
• 标题、要点、备注分层清晰，方便后续修改。

拿到初稿后先整体翻一遍：页数合不合理？有没有空白页或重复页？图表有没有错位？先看整体，再抠细节。

第五步：打磨版式，逐页检查

初稿只是起点，最后的打磨决定这份 PPT 能不能直接用：

• 版式：统一字体、字号和配色，删掉多余的装饰；
• 文字：把拗口的长句改短，把模糊的表述改具体；
• 逻辑：检查每页标题和内容是否对应，结论是否前后一致。

如果对某个页面的版式不满意，可以直接用指令让它优化，例如：“把这一页改成左右对比结构，左边放问题，右边放对策。”一页一页改，比整体推翻重做更省时间。

必须人工核对的三件事

1. 数据必须人工核对：表格里的数字、增长率、金额，逐个对照原始材料检查，AI 生成的数字不能直接信任。
2. 成稿要逐页检查：图表有没有串行、文字有没有被遮挡、备注有没有错位，至少完整通读一遍。
3. 预设只是起点：现成的专家预设和模板只是帮你起步，最终的判断和取舍还是要自己来。

常见问题

问：材料很少，能直接让它写吗？
可以，但效果取决于你给的指令。材料越少，越要把背景、目标和听众说清楚，否则它只能输出通用内容。

问：一份 PPT 大概需要几轮修改？
通常两到三轮：第一轮定大纲，第二轮确认要点和初稿，第三轮打磨版式和细节。每一轮都先确认再进入下一步，比最后统一返工更省时间。

问：什么内容不适合交给它？
涉及未公开数据、敏感信息和需要严格保密的材料，不要直接上传。先脱敏或只给可以公开的部分。